DocuSign（ドキュサイン）
電子契約・文書合意のデジタル化
書類の送付・署名・承認をいつでも・どこでもビジネスのペーパーレス化を加速する電子署名の世界標準。
DocuSignは、契約業務はもちろん、これまで紙の書類で
送付・合意・管理を行ってきたさまざまな業務プロセスを効率化することができます
こんな課題はありませんか？
- 社内文書の紙文化を変えたい。
- 社内承認のための出社をなくしたい。
- 印鑑・はんこによる承認の体裁は変えたくない。
- 既存の書類のフォーマットを活かしたい。
課題 1
社内文書の紙文化を変えたい。
文書のデジタル化で、テレワーク体制をサポート
さまざまな業務に適応しやすく、ペーパーレス化に貢献できます
新型コロナウィルスの影響により、在宅勤務・テレワークを本格的に検討する企業が増えた昨今。思い切ってテレワークに振り切りたいと考える一方で、社内体制が適応できず実現できていない企業が多くいます。
在宅勤務やテレワークの障害になる業務プロセスの代表格は、社内に残る紙文化です。基幹システムや営業支援ツールを導入していても、最終的には紙に印刷して承認を得たり、郵送しなければいけない習慣が、出社しなければできない仕事につながっています。
DocuSignはこのような紙を必要とする文書のやりとりをデジタル化し、業務プロセスをテレワークに適した体制に変革することにも活用できます。
課題 2
社内承認のための出社をなくしたい。
多彩なワークフロー機能で、自社に合った承認フローを構築
社内承認をデジタル化し、テレワークしやすい体制にします
在宅勤務やテレワークを行っていても、契約書の承認や社内文書の承認のために出社しなければならない状況では生産性は上がりません。また、契約書は複数の人の承認が必要な場合も多いため、紙の書類を確認するために、わざわざ順番に出社して印鑑を押す…などのプロセスも必要になります。
DocuSignのワークフロー機能は、直列・並列フローなどの自社の組織に合った設定ができるほか、社外の人を承認プロセスに組み込むなど、詳細な設定が可能。また、承認の状況をダッシュボードから確認することもできます。場所と時間にとらわれず、文書の承認をスムーズに進められることはテレワークの生産性向上に大きく貢献します。
課題 3
印鑑・はんこによる承認の体裁は変えたくない。
電子印鑑・シャチハタ連携による承認も可能です
電子契約でも印鑑による承認の体裁を踏襲できます
文書のデジタル化や電子承認の仕組みが整っても、長く続いているはんこによる承認の体裁を変えるのには抵抗がある…というケースもあります。DocuSignでは、標準的な印鑑イメージを使用した承認はもちろん、独自の印鑑イメージをアップロードして使用することが可能です。
またシャチハタとの連携により、陰影の美しいシャチハタの電子印鑑も利用できます。実印・角印などを電子印鑑とし、使用できる人を制限することも可能です。
日本に根付いているはんこによる証明の習慣は変えずに、承認プロセスはより安全・効率的にデジタル化することができます。
課題 4
既存の書類のフォーマットを活かしたい。
既存のフォーマットを活かして簡単にPDF化
これまでとフォーマットを変えずに電子承認が可能です
DocuSignでは、WordやExcel等で作成されたファイルを取り込み、PDF化することができます。取り込んだPDFファイルに承認に必要な入力項目等を設定すれば、電子的に送信・承認できるため、社内承認に必要な書類のフォーマットをゼロか作成しなおす必要はありません。
また、既存の書類をそのまま変換できるため、これまでと書類の体裁が変わってしまい、従業員が混乱してしまう等の問題を防ぐこともできます。
