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DocuSign(ドキュサイン)
電子契約・文書合意のデジタル化

書類の送付・署名・承認をいつでも・どこでもビジネスのペーパーレス化を加速する電子署名の世界標準。

docusign esignature

DocuSignは、契約業務はもちろん、これまで紙の書類で
送付・合意・管理を行ってきたさまざまな業務プロセスを効率化することができます

こんな課題はありませんか?

  • 契約の相手先から一方的に電子契約を求められることが増えている
  • 電子契約に関する自社の明確な基準ができていない。
  • 電子契約で、どのように紙による契約と同等の真正が担保されるのか 知りたい。
  • 収入印紙にかかるコストや手間を省きたい。
こんな課題はありませんか?

課題 1

契約の相手先から一方的に電子契約を
求められることが増えている。

DocuSignが解決できるSOLUTION

法務に関する意識が高い企業ほど、
自社が「送信者」であろうとします

電子契約は自社から振り出すほうが、デジタル化の本来のメリットを得られます



紙による契約からPDFなどのデジタルデータを介した契約のニーズが高まる昨今。契約の相手先から電子契約を求められる機会が増えていませんか? 一般的に電子契約の仕組みは、アカウントを保有し、契約書の振り出しを行う「送信者」と、契約書ファイルを受け取り、承諾する「受信者」の2者で成り立ちます。 電子契約システムを自社で運用し、アカウントを保有する送信者は、契約書面を電子的にやりとりすることで業務を効率化するだけでなく、自社の電子契約システムの機能に則って受信者の証跡を記録したり、契約書データをシステム内で一元管理したりするなどのメリットを享受できます。

マルウェア、不正ネットワーク、フィッシング攻撃、OSの脆弱性、企業にそぐわないアプリなどスマートフォンのあらゆる脅威を防御します


一方、受け手である受信者は、電子契約システムやアカウントを保有していなくてもサインすることができ、締結済みのPDFデータは手元に残りますが、データのやりとりはメール等に埋もれてしまいがちです。締結済みの契約書ファイルの管理も、独自に保管ルールを決めなければならず煩雑です。 このように、電子契約のメリットは単に紙面のやりとりをデジタル化して効率化を図るだけでなく、自社に電子契約の仕組みを整えることで、契約の信頼性・確実性をより高めたり、一元的に管理したりできることにあります。契約を電子化する本当のメリットを得るためにも、デジタルデータ上で合意するだけでなく、自社に合った電子契約の業務プロセスを構築することが大切です。

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課題 2

電子契約に関する自社の明確な基準ができていない。

DocuSignが解決できるSOLUTION

標準化された電子契約ルールの策定から自社独自の規定まで柔軟対応

世界で使われるDocuSignだから、機能に沿って標準的なフローが確立しやすいです



DocuSignは、世界180カ国以上、約40万社で利用される世界基準の電子契約システム。多くの企業で採用実績の豊富な ツールだからこそ、企業の法務部門で求められる電子契約の標準的な業務プロセスをスムーズに実現できる機能が 備わっています。
また標準化だけでなく、各社独自の業務フローに対応できる拡張性が高いことも特長です。例えば、電子契約にあたり、文書規定や職務権限を変更しなければならない場合、DocuSignはワークフローや閲覧権限を細かに設定する機能が豊富なため、選択肢を狭めずに柔軟に規定をデザインすることができます。また、システムのインターフェースは多言語が選択でるため、海外との契約のやりとりが多い場合にも役立ちます。

課題 3

電子契約で、どのように紙による契約と同等の真正が
担保されるのか知りたい。

DocuSignが解決できるSOLUTION

メールアドレス、IP、ロケーションなど複合的な要素で本人性を担保

電子契約は複数の証跡・ログ情報で内容が担保されていています



従来の日本の商習慣では、印鑑による契約の締結が基本でした。印鑑による合意は、本人が押印したものとみなすことで本人性を証明しています。電子契約の場合、サインや電子印鑑による合意・承認を行いますが、複製されていないか、本当に本人が合意しているかなどに不安を感じる方がいるのもよくわかります。
電子契約では、メールアドレス、IPアドレス、ロケーションなどによる複数の情報で本人性を保証します。誰が、いつ、どこでどの契約書を確認し、どのようなアクションを行ったか等はすべてログに残るため、本人性を担保する証跡は紙で契約するより緻密になるともいえます。 またDocuSignでは、一般的なIDとパスワードによる認証のほか、SMSやワンタイムパスワードを活用した多要素認証、他の認証システムとの連携など、より認証を強固にして本人性を高めることも可能です。

課題 4

収入印紙にかかるコストや手間を省きたい。

DocuSignが解決できるSOLUTION

電子契約が収入印紙にかかるコストを削減します

電子契約には収入印紙が不要、郵送コストも不要です



契約書を多く扱う企業ほど、課税文書に必要な収入印紙(印紙税)にかかるコストや、収入印紙を管理する工数は大きな負担となります。
国税庁は印紙税の対象となる課税文書を「紙の原本」と定義しており、電子契約では印紙税が不課税となっています(2020年6月現在)。そのため電子契約をすることで収入印紙(印紙税)にかかるコストも低減することができます。もちろん、紙の契約書を信書などで郵送するコストや工数も削減可能です。

お役立ち情報

 

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